la Ville de Bassens optimise la gestion de toutes ses activités Enfance & Famille avec Concerto

 

Contexte

Faciliter les démarches des familles

Les élus de la ville de Bassens se sont inscrits dans une procédure d’amélioration des services en souhaitant simplifier les démarches des usagers et des familles.
Les objectifs cibles ont été identifés :

Le projet consiste à intégrer un grand nombre d’inscriptions et plusieurs services à la population, apportant une grande simplicité pour les usagers et un gain de temps de traitement pour la collectivité.

 

Choix

Le groupe de travail composé d’Elus et de représentants des différents services a choisi la société Arpège pour ses nombreux points forts :

 

Périmètre

Une prestation de conseil doublée d’une gestion de projet rigoureuse a permis d’améliorer les process de la ville.
Les services et activités concernés par le changement du système sont :

 

Bénéfices

Pour les activités de restauration scolaire, périscolaire et ALSH, les systèmes de pointage utilisés sont des tablettes tactiles. Cette solution s’avère plus économique que l’achat de bornes à carte pour la collectivité et plus pratique pour les familles qui n’ont plus à badger.
Dans les écoles, les mêmes tablettes sont utilisées pour la restauration scolaire et l’accueil périscolaire, ce qui permet un gain d’une heure par rapport à l’ancien système (pointage et passage dans chaque classe par les agents mairie).

 

Depuis la mise en production de Concerto Opus (septembre 2012), la ville de Bassens a gagné 3 semaines dans le traitement des factures. Avec l’ancien système, l’envoi de celles-ci était géré par la perception ainsi que son recouvrement. Le passage en régie unique (8 régies initialement) a permis d’apporter plus de simplicité pour les familles.

 

Depuis le mois d’octobre 2012, la municipalité a mis en service l’Espace Famille qui permet aux usagers de régler leurs factures via le système Paybox. Ils peuvent également effectuer des démarches administratives (changement n° tel, courriel, adresse, demande d'attestation fiscale), consulter leurs factures et accéder aux réservations de leurs enfants. Avec ce guichet en ligne, la ville s’inscrit dans une démarche de développement durable.

 

Les technologies actuelles de communication (courriel, sms) font partie de la solution, permettant d'informer les familles en cas de nécessité. Pour les informations urgentes, le SMS est privilégié tandis que pour les informations moins urgentes, c'est le courriel qui sera utilisé.

 Juillet 2012 - Jean-Pierre TURON - Maire de Bassens