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Témoignages Arpège

Châtellerault envoie des courriels et SMS vers les Familles

Synthèse

Une information plus réactive à destination des familles châtelleraudaises

A partir de la mi-février 2012, les familles enregistrées dans la base familles pour les activités gérées par la collectivité peuvent être contactées par SMS ou courriel. Pour les informations urgentes (ex : absence d'un professeur), c'est le SMS qui est privilégié tandis que pour les informations moins urgentes (ex : dates d'inscription scolaire), c'est le courriel qui sera utilisé.

 

Actions

  • Gestion de la base familles qui recense l'ensemble des familles inscrites pour les activités : restauration scolaire, garderie périscolaire, accueil petite enfance, accueil de loisirs, conservatoire de musique et de danse, école d'arts plastiques, avec intégration des données téléphone mobile et adresse mail.
  • Validation des actions et contextes justifiant l'envoi d'un mail ou d'un SMS.
  • Elaboration d'une procédure de gestion des envois mails et SMS pour les équipements et agents utilisateurs.

 

Résultats

  • Une communication rapide, efficace et adaptée avec les familles.
  • Un gain de temps dans la gestion de la communication de crise.
  • Une avancée en terme de développement durable dans la mesure où cela permet de diminuer nettement le nombre de courriers envoyés chaque année.

 

Recommandations

  • L'accompagnement des agents dans la mise en œuvre du module est important. En effet, chaque agent a la responsabilité des informations saisies pour les familles dans le logiciel.
  • Il est essentiel d'expliquer aux familles l'intérêt de communiquer leur adresse mail et leur numéro de téléphone portable afin de bénéficier de ces nouveaux outils de communication.

Sources

Villes-internet.net - publié le 14/02/2012
Sylvie Di Mattia - Chef de projet internet/intranet - Ville de Châtellerault

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