Logiciels mairies
Témoignages Arpège

la Ville de Bassens optimise la gestion de toutes ses activités Enfance & Famille avec Concerto

 

Contexte

Faciliter les démarches des familles

Les élus de la ville de Bassens se sont inscrits dans une procédure d’amélioration des services en souhaitant simplifier les démarches des usagers et des familles.
Les objectifs cibles ont été identifés :

  • Mettre en place un guichet unique (réduire les lieux d'inscription et de paiement pour l’ensemble des activités Enfance et Famille)
  • Faciliter les démarches des familles à travers un guichet en ligne (inscriptions, consultations, règlements)

Le projet consiste à intégrer un grand nombre d’inscriptions et plusieurs services à la population, apportant une grande simplicité pour les usagers et un gain de temps de traitement pour la collectivité.

 

Choix

Le groupe de travail composé d’Elus et de représentants des différents services a choisi la société Arpège pour ses nombreux points forts :

  • La prise en compte de la situation réelle de la ville et de ses particularités
  • La richesse de la couverture fonctionnelle de son logiciel Concerto Opus
  • La modularité exhaustive des métiers autour des enfants (petite enfance, scolaire, périscolaire, jeunesse, loisirs, activités culturelles, …)
  • Le potentiel d’évolution de la solution
  • L’ ergonomie du produit (Concerto Opus) et sa facilité d’utilisation
  • Les solutions de pointage (tablette PC et lecteur optique) apportant un grand confort d’utilisation et de gain de temps pour les agents.

 

Périmètre

Une prestation de conseil doublée d’une gestion de projet rigoureuse a permis d’améliorer les process de la ville.
Les services et activités concernés par le changement du système sont :

  • L’accueil collectif et familial de la Maison de la Petite Enfance
  • Les effectifs scolaires
  • L’accueil périscolaire
  • Le Contrat Local d’Accompagnement à la Scolarité (CLAS)
  • L’école de musique
  • L’Accueil de Loisirs Sans Hébergement (ALSH)
  • Le transport scolaire
  • La restauration scolaire et adulte

 

Bénéfices

Pour les activités de restauration scolaire, périscolaire et ALSH, les systèmes de pointage utilisés sont des tablettes tactiles. Cette solution s’avère plus économique que l’achat de bornes à carte pour la collectivité et plus pratique pour les familles qui n’ont plus à badger.
Dans les écoles, les mêmes tablettes sont utilisées pour la restauration scolaire et l’accueil périscolaire, ce qui permet un gain d’une heure par rapport à l’ancien système (pointage et passage dans chaque classe par les agents mairie).

 

Depuis la mise en production de Concerto Opus (septembre 2012), la ville de Bassens a gagné 3 semaines dans le traitement des factures. Avec l’ancien système, l’envoi de celles-ci était géré par la perception ainsi que son recouvrement. Le passage en régie unique (8 régies initialement) a permis d’apporter plus de simplicité pour les familles.

 

Depuis le mois d’octobre 2012, la municipalité a mis en service l’Espace Famille qui permet aux usagers de régler leurs factures via le système Paybox. Ils peuvent également effectuer des démarches administratives (changement n° tel, courriel, adresse, demande d'attestation fiscale), consulter leurs factures et accéder aux réservations de leurs enfants. Avec ce guichet en ligne, la ville s’inscrit dans une démarche de développement durable.

 

Les technologies actuelles de communication (courriel, sms) font partie de la solution, permettant d'informer les familles en cas de nécessité. Pour les informations urgentes, le SMS est privilégié tandis que pour les informations moins urgentes, c'est le courriel qui sera utilisé.

 Juillet 2012 - Jean-Pierre TURON - Maire de Bassens

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